Adatvédelmi szabályzat

2024.

Tartalom

Tartalom    2

I.    FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK    5

I.1. Bevezetés    5

I.2. A szabályzat célja    5

I.3. A szabályzat hatálya    6

I.4. Fogalom meghatározások    6

II.    FEJEZET    9

AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA    9

II.1.    Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján    9

II.2.    az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges    10

II.3.    az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges    10

II.3.1.    Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából    10

II.3.2.    Kifizetői adatkezelés    10

II.3.3.    A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés    11

II.3.4.    Adatkezelés egyéb jogszabályi felhatalmazás alapján    11

II.4.    az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges    11

III.    FEJEZET    12

AZ ÉRINTETTEK TÁJÉKOZTATÁSA    12

III.1.    Az Adatkezelő függetlenül az adatkezelés jogalapjától az érintetteket az alábbiak szerint tájékoztatja az adatkezelés tényéről    12

IV.    FEJEZET    13

AZ ADATKEZELŐ EGYES ADATKEZELÉSEI    13

IV.1.    Munkaügyi, személyzeti adatok    13

IV.1.1.    Munkaügyi adatok kezelésére vonatkozó általános szabályok    13

IV.1.2.    Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés    14

IV.1.3.    Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok    15

IV.1.4.    E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés    16

IV.1.5.    Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés    17

IV.1.6.    A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés    17

IV.1.7.    Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés    18

IV.1.8.    Munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés    18

IV.2.    Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések    20

IV.2.1.    Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők nyilvántartása    20

IV.2.2.    Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai    20

IV.2.3.    Látogatói adatkezelés az Adatkezelő honlapján - Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról    21

IV.2.4.    Közösségi irányelvek / Adatkezelés az Adatkezelő Közösségi oldalán/oldalain    22

IV.3.    Kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés    23

V.    FEJEZET    25

EGYÉB ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK    25

V.1.    Adatbiztonsági intézkedések    25

V.2.    Adatvédelmi incidensek kezelése    26

V.2.1.    Az adatvédelmi incidens fogalma    26

V.2.2.    Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása    26

V.2.3.    Adatvédelmi incidens kezelésére vonatkozó eljárás    27

V.2.3.1.    Az adatvédelmi incidens belső jelentése    27

V.2.3.2.    Külső tájékoztatási kötelezettségek    28

V.2.3.3.    Felügyeleti hatóság    28

V.2.3.4.    Döntés arról, hogy kell-e értesíteni a felügyeleti hatóságot    29

V.2.3.5.    A felügyeleti hatósági bejelentés módja    30

V.2.3.6.    Érintettek    30

V.3.    Az érintett személy jogai    31

V.3.1.    Előzetes tájékozódáshoz való jog    31

V.3.2.    Az érintett hozzáférési joga    32

V.3.3.    A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)    33

V.3.4.    Az adatkezelés korlátozásához való jog    34

V.3.5.    Az adathordozhatósághoz való jog    35

V.3.6.    A tiltakozáshoz való jog    35

V.3.7.    Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást    36

V.3.8.    Az ügyfél, mint érintett kérelmének ügyintézési határideje    37

V.4.    Panasz a felügyeleti hatóságnál    38

VI.    FEJEZET    38

AZ ADATKEZELŐ ADATFELDOLGOZÓ TEVÉKENYSÉGE    38

VI.1.    Adatfeldolgozó tevékenységek    38

VI.2.    Adatfeldolgozói garancianyújtás    38

VI.3.    A megbízó (Adatkezelő) kötelezettségei és jogai    39

VI.4.    Adatkezelő, mint adatfeldolgozó kötelezettségei és jogai    39

VI.5.    Együttműködés az Adatkezelővel    41

VI.6.    Az Adatkezelő adatfeldolgozási tevékenységének feltételei    41

VII.    FEJEZET    42

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK    42

VII.1.    A szabályzat megállapítása és módosítása    42

VII.2.    Intézkedések a szabályzat megismertetésére    42

1. FEJEZET
   ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

2.  Bevezetés

Adatkezelő kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét úgy végzi, hogy az minden körülmények között feleljen meg a hatályos jogszabályoknak, vonatkozó előírásoknak és hatósági állásfoglalásoknak, ennek érdekében meghozza a megfelelő belső szabályokat, technikai és szervezési intézkedéseket.

Jelen szabályzat kiadásakor az Adatkezelő irányadónak tekinti különösen:

• Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: Rendelet) 

• Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.) rendelkezéseit.

2.  A szabályzat célja

1.    A szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy az Adatkezelő adatkezelési tevékenysége megfeleljen a Rendelet, és az Info tv. és egyéb irányadó jogszabályok rendelkezéseinek.

2.    A szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés Adatkezelő általi igazolására szolgáljon.

3.    A szabályzat célja továbbá, hogy az Adatkezelő dolgozói számára munkájuk során egyértelmű iránymutatásként szolgálhasson az adatkezelési folyamataik kérdésében.

3.  A szabályzat hatálya

(1)    E szabályzat hatálya kiterjed az Adatkezelő minden munkatársára azokban az ügyekben, amelyekben természetes személyre vonatkozó személyes adatokat kezel, vagy a személyes adatokhoz bármilyen módon hozzáfér.

(2)    A szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat.

4. Fogalom meghatározások

E szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:

1.    „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

2.    „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

3.    „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

4.    „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;

5.    „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

6.    „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális, vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

7.     „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

8.    „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

9.    „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel, vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;

10.    „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;

11.     „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

12.    „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

2. FEJEZET

AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA

1.  Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján 

(1)    A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti „Hozzájáruló nyilatkozat” elnevezésű iraton. 

(2)    Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett az Adatkezelő internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak.

(3)    A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.

(4)    Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik – pl. szolgáltatási szerződés megkötése - a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír. Az Adatkezelő nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.

(5)    A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.

(6)    Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az Adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.

2. az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges

A szerződés megkötésekor megadott személyes adatok az Adatkezelő számára szükségesek a szerződés teljesítéséhez. Ez az érdek elegendő jogalap a személyes adatok kezeléséhez. Az érdek mindaddig fennáll, amíg a teljesített szerződéshez kapcsolódóan jogos érdekek érvényesítésére sor kerülhet – azaz a szerződés teljesítését követő általános öt éves polgári jogi igényérvényesítési határidő lejártáig (kivéve azon eseteket, amelyeknél jogszabály rövidebb igényérvényesítési határidőt határoz meg).

3.  az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges

   1. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. Az adatok kezelése különösen az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§-a, illetve a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján történik.

2. Kifizetői adatkezelés

Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 7.§ 31. szerinti kifizetői kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből:  a természetes személy természetes személyazonosító adatait, nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, az Adatkezelő kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja 47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljesítése (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.

3. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

(1)    Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból, hogy az Adatkezelő irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.

(2)    A személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári törvény irányadó.

4.  Adatkezelés egyéb jogszabályi felhatalmazás alapján

Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben meghatározott módon és jogalapon kezel személyes adatokat. Erre tekintettel az Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben esetlegesen meghatározott külön jogszabályhelyek alapján is kezel(het) személyes adatokat.

4. az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges 

Az adatkezelés jogalapja lehet az is, hogy az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges. A jogos érdek alapján történő adatkezelés esetén mindig szükséges érdekmérlegelési-vizsgálatot végezni, hogy az érvényesíteni kívánt érdek nagyobb-e, mint a személyes adatok védelméhez fűződő érdek. Az erre vonatkozó értékelés bemutatására Adatkezelő köteles.

3. FEJEZET

AZ ÉRINTETTEK TÁJÉKOZTATÁSA

1. Az Adatkezelő függetlenül az adatkezelés jogalapjától az érintetteket az alábbiak szerint tájékoztatja az adatkezelés tényéről

Az Adatkezelő a 2-5. számú melléklet szerinti adatkezelési tájékoztatóikat elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell tenni (például egy regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.). E tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.

4. FEJEZET

AZ ADATKEZELŐ EGYES ADATKEZELÉSEI

1. Munkaügyi, személyzeti adatok

   1. Munkaügyi adatok kezelésére vonatkozó általános szabályok

(1)    A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez fűződő jogait nem sértik.

(2)    Az Adatkezelő munkavállalói adatai közül a Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) (az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges) és c) (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges) jogcímén munkaviszony létesítése céljából kezeli az 1. számú függelékben meghatározott adatokat.

(3)    Az Adatkezelő munkavállalói adatai közül a Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) (az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges) és c) (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges) jogcímén munkaviszony fenntartása vagy megszűnése céljából kezeli az 2. számú függelékben meghatározott adatokat.

(4)    Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka Törvénykönyvében meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel.

(5)    A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója és utasítási joggal rendelkező felettese, az Adatkezelő munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói és jelen szabályzat 11. számú  mellékletét képező „adattovábbítások nyilvántartása” elnevezésű nyilvántartásban rögzített adatfeldolgozók.

(6)    A személyes adatok tárolásának időtartama: az 1. és 2. számú függelékben adat fajtánként részletezettek szerint.

(7)    Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka törvénykönyvén alapul és szerződés teljesítéséhez, vagy jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges.  (8) A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a jelen szabályzat 2. számú melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogairól.

2.  Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés

(1)    A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges. A vizsgálat előtt részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat milyen készség, képesség felmérésére irányul, a vizsgálat milyen eszközzel, módszerrel történik. Amennyiben jogszabály írja elő a vizsgálat elvégzését, akkor tájékoztatni kell a munkavállalókat a pontos jogszabályhelyről is. E Tájékoztatáshoz kapcsolódó adatkezelési tájékoztató mintáját jelen szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza.

(2)    A munkaalkalmasságra, felkészültségre irányuló tesztlapok a munkáltató mind a munkaviszony létesítése előtt, mind pedig a munkaviszony fennállása alatt kitöltethetők a munkavállalókkal.

(3)    Az egyértelműen munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkafolyamatok hatékonyabb ellátása, megszervezése érdekében csak akkor töltethető ki a munkavállalók nagyobb csoportjával pszichológiai, vagy személyiségjegyek kutatására alkalmas tesztlap, ha az elemzés során felszínre került adatok nem köthetők az egyes konkrét munkavállalókhoz, vagyis anonim módon történik az adatok feldolgozása.

(4)    A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri alkalmasság ténye, és az ehhez szükséges feltételek.

(5)    Az adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése.

(6)    A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása, munkakör betöltése.

(7)    A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: A vizsgálati eredményt a vizsgált munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember ismerhetik meg. A munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált személy a munkára alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját azonban a munkáltató nem ismerheti meg.

(8)    A személyes adatok kezelésének időtartama: a munkaviszony időtartama alatt.

3.  Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok 

(1)    A kezelhető személyes adatok körét az 1. számú függelék szabályozza.

(2)    A személyes adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a kiválasztottal munkaszerződés kötése. Az érintettet tájékoztatni kell arról, ha a munkáltató nem őt választotta az adott állásra.

(3)    Az adatkezelés jogalapja: Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.

(4)    A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az Adatkezelőnél munkáltatói jogok gyakorlására jogosult és a betöltendő munkakör vonatkozásában közvetlen utasítási joggal rendelkező vezető, munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalók.

(5)    A személyes adatok tárolásának időtartama:

• A pályázott munkakörhöz kapcsolódó próbaidő lejártáig.

• Visszavont jelentkezés, pályázat esetén: A visszavonásról szóló tájékoztatást követően azonnal.

(6)    A munkáltató – az (5) bekezdésben rögzített időtartamon túl - csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló adatkezelési célja elérése érdekében szükség van.  E hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kell kérni a jelentkezőktől.

4. E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

(1)    Az Adatkezelő e-mail fiókot bocsát (egyes) munkavállalók rendelkezésére – ezen e-mail címet és fiókot a munkavállaló kizárólag munkaköri feladatai céljára használhatja, annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel.

(2)    A munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra nem használhatja, a fiókban személyes leveleket nem tárolhat.

(3)    A munkáltató jogosult az e-mail fiók teljes tartalmát és használatát rendszeresen ellenőrizni, ennek során az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke (az érdekmérlegelési vizsgálat az Adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre). Az ellenőrzés célja az e-mail fiók használatára vonatkozó munkáltatói rendelkezés betartásának ellenőrzése, továbbá a munkavállalói kötelezettségek ellenőrzése.

(4)    Az ellenőrzésre a munkáltató vezetője, vagy a munkáltatói jogok gyakorlója jogosult.

(5)    Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során.

(6)    Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, munkáltató részéről ki végezheti az ellenőrzést, - milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre (fokozatosság elvének betartása) és mi az eljárás menete, - milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban.

(7)    Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni, így elsődlegesen az e-mail címéből és tárgyából kell megállapítani, hogy az a munkavállaló munkaköri feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú e-mailek tartalmát a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhatja.

(8)    Az e-mail fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat.

(9)    A munkavállaló az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban e szabályzatnak az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet.

5. Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

1. Az Adatkezelő által a munkavállaló részére munkavégzés céljára rendelkezésre bocsátott számítógépet, laptopot, tabletet a munkavállaló kizárólag munkaköri feladata ellátására használhatja, ezek magáncélú használatát az Adatkezelő megtiltja, ezen eszközökön a munkavállaló semmilyen személyes adatot, levelezését nem kezelheti, és nem tárolhatja. A munkáltató az ezen eszközökön tárolt adatokat ellenőrizheti. Ezen eszközök munkáltató általi ellenőrzésére és jogkövetkezményeire egyebekben a IV.1.4. pontban rögzítettek az irányadók.

6. A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

(1)    A munkavállaló csak a munkaköri feladatával kapcsolatos honlapokat tekintheti meg, a személyes célú munkahelyi internethasználatot a munkáltató megtiltja.

(2)    A munkaköri feladatként az Adatkezelő nevében elvégzett internetes regisztrációk jogosultja az Adatkezelő, a regisztráció során az adatkezelőre utaló azonosítót, jelszót kell alkalmazni. Amennyiben személyes adatok megadása is szükséges a regisztrációhoz, a munkaviszony megszűnésekor azok törlését köteles kezdeményezni az Adatkezelő.

(3)    A munkavállaló munkahelyi internet használatát a munkáltató ellenőrizheti, amelyre és jogkövetkezményeire a IV.1.4. pont rendelkezései irányadók.

7. Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

(1)    A munkáltató nem engedélyezi a céges mobiltelefon magáncélú használatát, a mobiltelefon csak munkavégzéssel összefüggő célokra használható, és a munkáltató valamennyi kimenő hívás hívószámát és adatait, továbbá a mobiltelefonon tárolt adatokat ellenőrizheti.

(2)    A munkavállaló köteles bejelenteni a munkáltatónak, ha a céges mobiltelefont magáncélra használta. Ez esetben az ellenőrzés akként folytatható le, hogy a munkáltató hívásrészletezőt kér a telefonszolgáltatótól és felhívja a munkavállalót arra, hogy a dokumentumon a magáncélú hívások esetében a hívott számokat tegye felismerhetetlenné. A munkáltató előírhatja, hogy a magáncélú hívások költségeit a munkavállaló viselje.

(3)    Egyebekben az ellenőrzésre és jogkövetkezményeire a IV.1.4. pontban rögzítettek az irányadók.

8.  Munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés 

(1)    Adatkezelő a székhelyén, egyes telephelyein, az ügyfélfogadásra nyitva álló helyiségeiben vagyonvédelem céljából elektronikus megfigyelőrendszert alkalmaz, amely képrögzítést tesz lehetővé, ez alapján személyes adatnak tekinthető az érintett magatartása is, amit a kamera rögzít.

(2)    Ezen adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.

(3)    Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának tényéről jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell elhelyezni. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez a tájékoztatás tartalmazza az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek köréről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó rendelkezéseiről szóló tájékoztatást is. A tájékoztatás mintája jelen szabályzat 2. számú mellékletét képezi.

(4)    A rögzített felvételek felhasználás hiányában maximum 15 (tizenöt) munkanapig őrizhetők meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép felvételt, valamint más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként kívánják felhasználni.

(5)    Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel adatának rögzítése érinti, a képfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg, illetve ne törölje.

(6)    Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben, amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen öltözőkben, zuhanyzókban, az illemhelyiségekben, továbbá az olyan helyiségben sem, amely a munkavállalók munkaközi szünetének eltöltése céljából lett kijelölve.

(7)    Ha a munkahely területén jogszerűen senki sem tartózkodhat - így különösen munkaidőn kívül vagy a munkaszüneti napokon - akkor a munkahely teljes területe (így például az öltözők, illemhelyek, munkaközi szünetre kijelölt helyiségek) megfigyelhető.

(8)    Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére a törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer működésének ellenőrzése céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és helyettese, továbbá a megfigyelt terület munkahelyi vezetője jogosult.

2. Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések

   1.  Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők nyilvántartása

1. Az Adatkezelő szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként szerződött természetes személy 3. és 4. számú függelékben meghatározott adatait.

Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.

A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelő ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói.

A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.

2. Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, ez a tájékoztatás történhet a szerződésben is. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról tájékoztatni kell.  A természetes személlyel kötött szerződéshez kapcsolódó adatkezelési tájékoztató szövegét jelen szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.

3. Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai 

1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.

2. A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás, 

3. Az adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke (az érdekmérlegelési vizsgálat az Adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre)

4. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói.

5. A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 évig. 

3.  Látogatói adatkezelés az Adatkezelő honlapján - Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról

(1)    A Sütik (cookie-k) rövid adatfájlok, melyeket a meglátogatott honlap helyez el a felhasználó számítógépén. A cookie célja, hogy az adott infokommunikációs, internetes szolgáltatást megkönnyítse, kényelmesebbé tegye. Számos fajtája létezik, de általában két nagy csoportba sorolhatóak. Az egyik az ideiglenes cookie, amelyet a honlap csak egy adott munkamenet során (pl.: egy internetes bankolás biztonsági azonosítása alatt) helyez el a felhasználó eszközén, a másik fajtája az állandó cookie (pl.: egy honlap nyelvi beállítása), amely addig marad a számítógépen, amíg a felhasználó le nem törli azt. Az Európai Bizottság irányelvei alapján cookie-kat [kivéve, ha azok az adott szolgáltatás használatához elengedhetetlenül szükségesek] csak a felhasználó engedélyével lehet a felhasználó eszközén elhelyezni.

(2)    A felhasználó hozzájárulását nem igénylő sütik esetében a honlap első látogatása során kell tájékoztatást nyújtani. Nem szükséges, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő, ha a honlap üzemeltetői röviden összefoglalják a tájékoztatás lényegét, és egy linken keresztül utalnak a teljes körű tájékoztató elérhetőségére.

(3)    A hozzájárulást igénylő sütik esetében a tájékoztatás kapcsolódhat a honlap első látogatásához is abban az esetben, ha a sütik alkalmazásával együtt járó adatkezelés már az oldal felkeresésével megkezdődik. Amennyiben a süti alkalmazására a felhasználó által kifejezetten kért funkció igénybevételéhez kapcsolódóan kerül sor, akkor a tájékoztatás is megjelenhet e funkció igénybevételéhez kapcsolódóan. Ebben az esetben nem szükséges az, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő egy rövid összefoglaló a tájékoztatás lényegéről, és egy linken keresztül utalás a teljes körű tájékoztató elérhetőségére.

(4)    A honlapon a sütik alkalmazásáról a látogatót a 4. számú melléklet szerinti adatkezelési tájékoztatóban tájékoztatni kell. E tájékoztatóval az Adatkezelő biztosítja, hogy a látogató a honlap információs társadalommal összefüggő szolgáltatásainak igénybevétele előtt és az igénybevétel során bármikor megismerhesse, hogy az Adatkezelő mely adatkezelési célokból mely adatfajtákat kezel, ideértve az igénybe vevővel közvetlenül kapcsolatba nem hozható adatok kezelését is.

4. Közösségi irányelvek / Adatkezelés az Adatkezelő Közösségi oldalán/oldalain 

(1)    Az Adatkezelő termékei, szolgáltatásai megismertetése, népszerűsítése céljából social media oldalakat tart fenn.

(2)    Az Adatkezelő bármelyik social media oldalán feltett kérdés nem minősül hivatalosan benyújtott panasznak.

(3)    Az Adatkezelő bármelyik social media oldalán a látogatók által közzétett személyes adatokat az Adatkezelő nem kezeli.

(4)    A látogatókra a bármelyik social media Adatvédelmi- és Szolgáltatási Feltételei irányadók.

(5)    Jogellenes, vagy sértő tartalom publikálása esetén az Adatkezelő előzetes értesítés nélkül kizárhatja az érintettet a tagok közül, vagy törölheti hozzászólását.

(6)    Az Adatkezelő nem felel a bármelyik social media felhasználók által közzétett jogszabályt sértő adattartalmakért, hozzászólásokért. Az Adatkezelő nem felel semmilyen, a bármelyik social media működéséből adódó hibáért, üzemzavarért vagy a rendszer működésének megváltoztatásából fakadó problémáért.

 (7) A bármelyik social media oldal adatkezelőként jár el, amikor az emberek által közvetlenül a bármelyik social media megadott információk alapján jelenít meg hirdetéseket az embereknek.Ilyen esetekben a social media felelős az adatvédelmi előírások betartásáért. 

(8) A bármelyik social media (pl.: Facebook) „adatfájl alapján létrehozott egyéni célközönség” termékének használata esetén az Adatkezelési szabályozások betartásáért Adatkezelő a felelős, ez az egyetlen olyan eset amikor a Facebook Adatfeldolgozóként jár el. Tekintettel arra, hogy Adatkezelő továbbítja az Érintettek személyes adatait a Facebooknak. Ez esetben a hozzájárulás beszerzésért Adatkezelő felelős, a hozzájárulás beszerzéséhez szükséges nyilatkozatot jelen szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.

(9)    Jelen fejezet szabályai irányadóak Adatkezelő bármikor létrehozott bármely social media oldalaira is.

3. Kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés 

(1)    Adatkezelő a székhelyén, egyes telephelyein, az ügyfélfogadásra nyitva álló helyiségeiben vagyonvédelem céljából elektronikus megfigyelőrendszert alkalmaz, amely kép rögzítést tesz lehetővé, ez alapján személyes adatnak tekinthető az érintett magatartása is, amit a kamera rögzít.

(2)    Ezen adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.

(3)    Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának tényéről jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell elhelyezni. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez a tájékoztatás tartalmazza az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek köréről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó rendelkezéseiről szóló tájékoztatást is. A tájékoztatás mintája jelen szabályzat 5. számú mellékletét képezi.

(4)    A megfigyelt területre belépő harmadik személyekről (ügyfelek, látogatók, vendégek) kép és hangfelvétel a hozzájárulásukkal készíthető és kezelhető.  A hozzájárulás ráutaló magatartással is megadható. Ráutaló magatartás különösen, ha a természetes személy a megfigyelt területre az oda kihelyezett elektronikus megfigyelő-rendszer alkalmazásáról tájékoztató jelzés, ismertetés ellenére bemegy.

(5)    A rögzített felvételek felhasználás hiányában maximum 3 (három) munkanapig őrizhetők meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép felvételt, valamint más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként kívánják felhasználni.

(6)    Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel adatának rögzítése érinti, a képfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg, illetve ne törölje.

(7)    Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben, amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti.

(8)    Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére a törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer működésének ellenőrzése céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és helyettese, továbbá a megfigyelt terület munkahelyi vezetője jogosult.

5. FEJEZET

EGYÉB ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK

1. Adatbiztonsági intézkedések

(1)    Az Adatkezelő valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.

(2)    Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.

(3)    Az Adatkezelő a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő, amelyre a 9. számú melléklet szerinti kikötést kell alkalmazni. A személyes adatokhoz való hozzáférést az Adatkezelő jogosultsági szintek megadásával korlátozza. 

(4)    Az Adatkezelő az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.

(5)    Az Adatkezelő az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.

(6)    A személyes adatok automatizált feldolgozása során az Adatkezelő és az adatfeldolgozók további intézkedésekkel biztosítja:

a)    a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;

b)    az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását; 

c)    annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják; 

d)    annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe; 

e)    a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és 

f)    azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.

(7)    Az Adatkezelő a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.

(8)    A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.

(9)    Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.

2. Adatvédelmi incidensek kezelése

   1.  Az adatvédelmi incidens fogalma

1. Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;

2. Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása

1. Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása az Adatkezelő vezetőjének feladata.

2. Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.

3. A Rendelet előírja, hogy az olyan adatkezelési incidenst, amely valószínűleg kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül be kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak. Ha a 72 órás határidő nem tartható, a késedelem okát meg kell jelölni.

4. Ha az incidens személyes adatot érint, döntést kell hozni az érintettekkel való kapcsolattartás terjedelméről, időzítéséről és tartalmáról. A Rendelet előírja, hogy a kapcsolattartásnak „indokolatlan késedelem nélkül” kell megtörténnie, ha az incidens „magas kockázattal jár természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”.

5. Adatkezelő jelen szabályzat rendelkezéseitől az incidens egyedi körülményeinek figyelembevételével, annak minél hatékonyabb orvoslása érdekében eltérhet.

3.  Adatvédelmi incidens kezelésére vonatkozó eljárás

   1. Az adatvédelmi incidens belső jelentése

1. A gyakorlatban többféle adatvédelmi incidens fordulhat elő, ezek különösen:

2. titokvédelmi incidens: ide tartoznak a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés és nyilvánosságra kerülés esetei;

3. adatmódosítási incidens: ide tartoznak azok az esetek, amikor személyes adatok jogosulatlan vagy véletlen módosítása történik.

2. Amennyiben az Adatkezelő bármely munkavállalója vagy a társaság személyes adataihoz hozzáférő egyéb személy bármilyen adatvédelmi incidenst, vagy annak reális veszélyét tapasztalja, azt köteles részletesen és haladéktalanul bejelenteni az Adatkezelő vezetőjének, és neki minden segítséget időszerűen megadni az adatvédelmi incidens minél teljesebb körű feltárása és kezelése érdekében.

3. A bejelentett incidenseket értékelni és dokumentálni szükséges. 

Az értékelésnek ki kell térnie különösen az alábbiakra:

a)    az incidens bekövetkezésének időpontja és helye, 

b)    az incidens leírása, körülménye, hatásai, 

c)    az incidens során kompromittálódott adatok köre, számossága, 

d)    a kompromittálódott adatokkal érintett személyek köre, 

e)    az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírása, 

f)    a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírása.

(4)    Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza: 

a)    az érintett személyes adatok körét, 

b)     az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, 

c)    az adatvédelmi incidens időpontját, 

d)    az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait, 

e)    az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket, 

f)    az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat

(5)    A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni.

(6)    Az adatvédelmi incidensek nyilvántartására vonatkozó incidens naplót jelen szabályzat 10. számú melléklete tartalmazza.

2. Külső tájékoztatási kötelezettségek

Annak megállapítását követően, hogy adatvédelmi incidens történt, a Rendelet két fél tájékoztatását írja elő. Ezek a következők:

1. Felügyeleti hatóság

2. Érintettek

Az incidenst „a természetes személyek jogaira és szabadságaira” gyakorolt kockázat értékelésétől függően kell jelenteni, ezért az ilyen esetekben el kell végezni ezt a kockázatértékelést. 

3. Felügyeleti hatóság

A Rendelet alapján Adatkezelő tekintetében a felügyeleti hatóság az alábbi:

4. Döntés arról, hogy kell-e értesíteni a felügyeleti hatóságot

A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidenst be kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak, „kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”. 

Ennek alapján Adatkezelő köteles értékelni az adatvédelmi incidens által jelentett kockázat szintjét és mértékét, mielőtt dönt arról, hogy tesz-e bejelentést.

A kockázatértékelés körében többek között az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni:

• az incidens jellege (ld. pl. a fenti kategóriákat);

• az incidenssel érintett személyes adatok természete, érzékenysége és mennyisége;

• egyéb, relevánsnak tekintett tényezők (ideértve különösen, de nem kizárólagosan az incidens hatásának értékelését).

A fenti kockázatértékelés elvégzésére, a bejelentéssel kapcsolatos döntés végrehajtása, a megfelelő dokumentáció elkészítése, és az érintettek felé kapcsolattartás és a részükről felmerülő további kérdések megválaszolása és ügyek intézésére Adatkezelő vezetője felelőst nevez ki.

A kockázatértékelés módját, az indokolást és a következtetéseket dokumentálni kell, és azt a felső vezetésnek kell az aláírásával ellátnia. A kockázatértékelés eredményének az alábbi következtetések egyikét kell tartalmaznia:

1. Az adatvédelmi incidens nem igényel bejelentést

2. Az adatvédelmi incidenst csak a felügyeleti hatóságnak kell bejelenteni

3. Az adatvédelmi incidenst a felügyeleti hatóságnak és az érintetteknek egyaránt be kell jelenteni

5. A felügyeleti hatósági bejelentés módja

Amennyiben a döntés alapján bejelentést kell tenni a felügyeleti hatósághoz, a Rendelet megköveteli, hogy azt „indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott” kell megtenni. Ha jogszerű indok alapján a bejelentést nem teszik meg az előírt határidőn belül, az indokot fel kell tüntetni a bejelentésben.

A bejelentést az illetékes adatvédelmi hatóság felé megfelelően, és biztonságos módon kell megtenni.

6.  Érintettek

   1. Döntés arról, hogy tájékoztatják-e az érintetteket

A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidensről tájékoztatni kell az érintettet, „ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”.

A Rendelet akkor nem követeli meg az érintettek tájékoztatását, ha az „aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé”. Ilyen esetekben azonban az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni.

2. Az érintettek tájékoztatásának módja

Miután döntés született arról, hogy az incidens indokolja az érintettek tájékoztatását, a Rendelet alapján a tájékoztatást indokolatlan késedelem nélkül kell megtenni.

Az érintetteknek adott tájékoztatásban „világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét” és a következőket:

1. az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségét;

2. az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következmények leírását; és

3. az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

3. Az érintett személy jogai

   1. Előzetes tájékozódáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon

A tájékoztatásnak ki kell térnie különösen:

Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az Adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információk mindegyikét:

a)    az Adatkezelőnek és – ha van ilyen – az Adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;

b)    az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;

c)    a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;

d)    jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az Adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekei;

e)    a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái;

f)    adott esetben annak ténye, hogy az Adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat;

g)    a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;

h)    az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;

i)    Az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

j)    a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;

k)    arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;

l)    az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.

2. Az érintett hozzáférési joga

Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

a)    az adatkezelés céljai;

b)    az érintett személyes adatok kategóriái;

c)    azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;

d)    adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;

e)    az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;

f)    a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;

g)    ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;

h)    a Rendelet 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.

Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról.

Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.

3. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

a)    a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;

b)    az érintett visszavonja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;

c)    az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a 21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen;

d)    a személyes adatokat jogellenesen kezelték;

e)    a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;

f)    a személyes adatok gyűjtésére a Rendelet 8. cikk (1) bekezdésében említett, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és az előbbi 1. pont értelmében azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket - ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő Adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

4. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

a)    az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;

b)    az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;

c)    az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy

d)    az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése szerint tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

Az Adatkezelő az érintettet, akinek a kérésére korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.

5. Az adathordozhatósághoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha:

a)    az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és

b)    az adatkezelés automatizált módon történik.

Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok Adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.

6. A tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a jogos érdek érvényesítésén alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is.

Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.

Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

7. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást

Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

A fenti jog nem gyakorolható abban az esetben, ha a döntés:

a)    az érintett és az Adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges;

b)    meghozatalát az Adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy

c)    az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.

8. Az ügyfél, mint érintett kérelmének ügyintézési határideje

1. Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről.

2. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.

3. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

4. Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

5. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:

a)    díjat számíthat fel, vagy

b)    megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Adatkezelőt terheli.

6. Ha az Adatkezelőnek, megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.

4. Panasz a felügyeleti hatóságnál

Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál.

Adatkezelő felügyeleti hatósága:

A panaszok benyújtására és elbírálásuk rendjére a Rendelet és az Info törvény rendelkezései, továbbá a NAIH oldalán leírtak irányadóak.

6. FEJEZET

AZ ADATKEZELŐ ADATFELDOLGOZÓ TEVÉKENYSÉGE

1. Adatfeldolgozó tevékenységek 

2. A Társaság, jelen szabályzatbanferr meghatározott adatok vonatkozásában Adatfeldolgozónak minősül.

3. A Társaság adatfeldolgozói tevékenységére jelen szabályzatot e fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. E fejezet tekintetében Adatkezelő megnevezése Társaság.

2. Adatfeldolgozói garancianyújtás 

3. A Társaság adatfeldolgozóként garantálja – különösen a szakértelem, a megbízhatóság és az erőforrások tekintetében – hogy a Rendelet követelményeinek teljesülését biztosító technikai és szervezési intézkedéseket végrehajtja, ideértve az adatkezelés biztonságát is.

4. A Társaság adatfeldolgozó tevékenysége során biztosítja, hogy az érintett személyes adatokhoz való hozzáférésre feljogosított személyek – ha jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség hatálya alatt egyébként nem állnak – az általuk megismert személyes adatok vonatkozásában titoktartási kötelezettséget vállaljanak.    Az alkalmazandó Titoktartási nyilatkozat szövegét jelen szabályzat 9. számú melléklete tartalmazza.

5. Az Adatkezelő megfelelő hardver és szoftver eszközökkel rendelkezik, az adatkezelés jogszerűségének és az érintettek jogai védelmének biztosítására alkalmas műszaki és szervezési intézkedések végrehajtására kötelezettséget vállal.

6. Az Adatkezelő az állami szervekkel való elektronikus kapcsolattartás jogi és technikai feltételeivel rendelkezik.

7. A Társaság vállalja, hogy a megbízó Adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó jogi rendelkezéseknek való megfelelés igazolásához szükséges.

8. A megbízó (Adatkezelő) kötelezettségei és jogai

1. Adatkezelő jogosult ellenőrizni adatfeldolgozónál a szerződés szerinti tevékenység végrehajtását.

2. Adatkezelőt terheli a felelősség a szerződésben meghatározott feladatokkal kapcsolatos utasításai jogszerűségéért, ugyanakkor az adatfeldolgozó köteles haladéktalanul jelezni az Adatkezelőnek, amennyiben Adatkezelő utasítása vagy annak végrehajtása jogszabályba ütközne.

3. Az Adatkezelő kötelezettsége, hogy az érintett természetes személyeket jelen szerződés szerinti adatfeldolgozásról tájékoztassa, jogszabály előírása esetén hozzájárulásukat beszerezze.

4. Adatkezelő, mint adatfeldolgozó kötelezettségei és jogai 

1.    Utasítási jog: Az adatfeldolgozó tevékenysége során kizárólag az Adatkezelő írásbeli utasítása alapján jár el.

2.    Titoktartás: Az adatfeldolgozó tevékenysége során biztosítja, hogy az érintett személyes adatokhoz való hozzáférésre feljogosított személyek – ha jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség hatálya alatt egyébként nem állnak – az általuk megismert személyes adatok vonatkozásában titoktartási kötelezettséget vállaljanak.

3.    Adatbiztonság: Az adatfeldolgozó a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja. Az adatfeldolgozó intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező természetes személyek kizárólag az adatkezelő utasításának megfelelően kezelhessék az említett adatokat, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket. Az adatfeldolgozó gondoskodik arról, hogy a tárolt adatokhoz belső rendszeren keresztül vagy közvetlen hozzáférés útján kizárólag az arra feljogosított személyek, és kizárólag az adatkezelés céljával összefüggésben férjenek hozzá. Az adatfeldolgozó gondoskodik a felhasznált eszközök szükséges, rendszeres karbantartásáról, fejlesztéséről. Az adatokat tároló eszközt megfelelő fizikai védelemmel ellátott zárt helyiségben helyezi el, gondoskodik annak fizikai védelméről is. Adatfeldolgozó a szerződésben meghatározott feladatok ellátása érdekében megfelelő ismerettel és gyakorlattal rendelkező személyeket köteles igénybe venni. Köteles továbbá gondoskodni az általa igénybe vett személyek felkészítéséről a betartandó adatvédelmi jogszabályi rendelkezések, a jelen szerződésben foglalt kötelezettségek, valamint az adatfelvétel célja és módja tekintetében.

4.    További adatfeldolgozó igénybevétele: Az adatfeldolgozó vállalja, hogy további adatfeldolgozót csak a Rendeletben és az Info tv-ben meghatározott feltételek teljesítése mellett vesz igénybe. Az Adatkezelő jelen szerződésben általános felhatalmazást ad az adatfeldolgozónak, hogy további adatfeldolgozót (alvállalkozót) vegyen igénybe. Az adatfeldolgozó a további adatfeldolgozó igénybe vételét megelőzően tájékoztatja az Adatkezelőt a további adatfeldolgozó személyéről, valamint a további adatfeldolgozó által végzendő tervezett feladatokról. Ha az Adatkezelő ezen tájékoztatás alapján a további adatfeldolgozó igénybe vételével szemben kifogást emel, a további adatfeldolgozó igénybevételére az adatfeldolgozó kizárólag a kifogásban megjelölt feltételek teljesítése esetén jogosult. Ha az adatfeldolgozó bizonyos, az Adatkezelő nevében végzett konkrét adatkezelési tevékenységekhez további adatfeldolgozó szolgáltatásait is igénybe veszi, erre köteles írásba foglalt szerződést kötni, és abban a további adatfeldolgozóra is ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket telepíteni, mint amelyek az Adatkezelő és az adatfeldolgozó között létrejött jelen szabályzat szerinti szerződésben szerepelnek, különösen úgy, hogy a további adatfeldolgozónak megfelelő garanciákat kell nyújtania a megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására, és ezáltal biztosítania kell, hogy az adatkezelés megfeleljen e szabályzat követelményeinek. Ha a további adatfeldolgozó nem teljesíti adatvédelmi kötelezettségeit, az őt megbízó adatfeldolgozó teljes felelősséggel tartozik az Adatkezelő felé a további adatfeldolgozó kötelezettségeinek a teljesítéséért.

5. Együttműködés az Adatkezelővel

a)    A Társaság, mint adatfeldolgozó tevékenysége során minden megfelelő eszközzel segíti az Adatkezelőt az érintettek jogai érvényesítésének elősegítése, ezzel kapcsolatos kötelezettségei teljesítése érdekében.

b)    A Társaság, mint adatfeldolgozó segíti az Adatkezelőt a Rendelet 32–36. cikk (Adatbiztonság, Adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció) szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat.

c)    A Társaság, mint adatfeldolgozó az Adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely a Rendelet 28. cikkében (Az adatfeldolgozó) meghatározott kötelezettségek teljesítésének igazolásához szükséges, továbbá amely lehetővé teszi és elősegíti az Adatkezelő által vagy az általa megbízott más ellenőr által végzett auditokat, beleértve a helyszíni vizsgálatokat is. Ezen ponttal kapcsolatban az adatfeldolgozó haladéktalanul tájékoztatja az Adatkezelőt, ha úgy véli, hogy annak valamely utasítása sérti a Rendeletet vagy a tagállami vagy uniós adatvédelmi rendelkezéseket.

6. Az Adatkezelő adatfeldolgozási tevékenységének feltételei 

1. Az Adatkezelő az adatfeldolgozási tevékenységre a megbízóval írásbeli szerződést köt.

2. Az Adatkezelő adatfeldolgozási tevékenységének feltételeit jelen szabályzat 8. számú melléklete tartalmazza.

7. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat megállapítása és módosítása

A szabályzat megállapítására és módosítására az Adatkezelő vezetője jogosult.

2. Intézkedések a szabályzat megismertetésére 

E szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni az Adatkezelő valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) lényeges munkaköri kötelezettsége.